En strid ström av hyresgäster kommer och går hos SigtunaHems Kundservice för att lämna eller hämta nycklar. Ett 50-tal lägenheter ska hinna byta hyresgäst, men ändå flyter dagen på utan större problem. Bakom kulisserna samarbetar nämligen en lång rad medarbetare med ett gemensamt mål – att få flyttdagen att fungera så smidigt som möjligt.

Text: Pia Runfors Foto: Johan Wahlgren

Dagen börjar på Kundservice

Det är en hektisk dag för kundkoordinator Maja Fridsjö – som alltid den första vardagen i månaden. En efter en lämnar avflyttande hyresgäster in sina lägenhetsnycklar, taggar och postnycklar. Och inflyttande hyresgäster hämtar nycklar till sina nya hem.
– Det är ganska mycket att hålla redan på, men vi har numera ett genomtänkt och bra system som gör att det fungerar bra, säger Maja och hämtar en kvittens över vilka nycklar en avflyttande hyresgäst fick den dag han flyttade in.

Lägenhetsnycklar som saknas

– En lägenhetsnyckel saknas, vilket innebär att vi måste byta lås – en kostnad som den avflyttande hyresgäster får stå för. Hyresgästen får skriva under på detta och jag skapar en faktura, som skickas till ekonomiavdelningen för att sedan gå vidare till den avflyttande hyresgästen, berättar hon samtidigt som hon snabbt och effektivt knappar på datorn och arkiverar informationen.

”Flygtornet” – sambandscentralen på Kundservice

I samma veva skapar Maja ett ett städkontrollärende som hon skickar in till förvaltningskoordinator Michaela Östervald. Hon sitter på andra sidan väggen bakom Kundservice i det som SigtunaHem lite skämtsamt kallar ”flygtornet”. Det är en sorts sambandscentral där Michaela och ytterligare några kollegor agerar som spindlar i nätet och fördelar uppgifter mellan olika kollegor.

Snabba ryck för ordning och reda!

Det är snabba ryck som gäller. För ofta är det bara några timmars lucka mellan ut- och inflyttning. Den nya områdeschefen Madeleine Vinge och bovärden Peter tilldelas uppgiften att kontrollera att två lägenheter i Sigtuna är flyttstädade och att inget bohag lämnats kvar.

Väl framme går de noggrant igenom den första lägenheten. Är allt helt och rent?

– Alla avflyttande hyresgäster har fått information om vad som måste städas och vilket ansvar de har. Vi strävar efter att kolla av så mycket som möjligt – fönster, vattenlås, bakom spisen och i ugnen, i och bakom kylskåpet med mera, säger Madeleine.
– Här fanns inga möbler kvar, det är bra. Däremot är det smutsigt och hyresgästen har inte heller ställt tillbaka skåpet efter diskmaskinen som hon eller han har tagit med sig. När vi upptäcker avvikelser så skickar vi en städfirma samt fixar skåpet och debiterar hyresgästen för den kostnaden.

Här var det välstädat

I nästa lägenhet är det tvärtom mycket välstädat, till och med bakom spisen.

– Det är ganska ovanligt att det ser så bra ut. Det gör allting så mycket enklare för alla inblandade och den nya hyresgästen får en positiv start i sitt nya boende. Jätteskönt, säger Peter.
Det ska bytas ut en dörr som har en liten skada och som fick en anmärkning i besiktningen som gjordes för några veckor sedan. Den nya hyresgästen är informerad om detta.
– När de nya har flyttat in har de dessutom åtta dagar på sig att anmäla eventuella brister till oss – om det skulle vara något vi har missat, berättar Peter.

Ett välsmort maskineri

Under tiden fortsätter gänget i ”flygtornet” samt Maja och hennes kollegor i Kundservice att jobba för högtryck. Hela dagen rullar på som ett välsmort maskineri av samarbete mellan flera olika avdelningar.

Nästan alla nycklar från avflyttande hyresgäster har lämnats in och nu kommer främst hyresgäster som ska flytta in för att hämta sina nycklar. Maja hämtar en påse med nycklar, ett besiktningsprotokoll och en inflyttningsmapp.
– I mappen finns all information de behöver – om hur de ska sköta sin lägenhet, vilket ansvar de har, men också information om bland annat tvättstuga och miljöhus. Jag berättar också om Mina sidor, hur de gör felanmälan och mycket annat som är bra att veta. Dessutom frågar jag om de vill ha ett inflyttningsbesök av en bovärd som kan visa runt och berätta mer på plats.

Besiktningsprotokollet är också viktigt eftersom det är en noggrann dokumentation över lägenhetens skick när de flyttar in. På så vis går det att undvika eventuella meningsskiljaktigheter senare. I protokollet finns allt svart på vitt.
– När allt är klart skickar vi en digital signering via Mina sidor på de nycklar som hyresgästen ska kvittera ut – ett kvitto på att nycklarna har hämtats, säger Maja och välkomnar nästa inflyttande hyresgäst fram till desken.

Flyttdagarna är väldigt intensiva, konstaterar hon.
– Samtidigt är det roligt när allt rullar på så här bra. Då blir hyresgästerna nöjda, vilket är det allra viktigaste.